Em poucas palavras, a tríade pessoas, processos e execução define o que é realmente essencial para as empresas que trabalham com operação logística. Quando analisamos esses pilares, podemos ter a sensação de estarmos falando sobre algo óbvio. Porém acredito, cada dia mais, que é justamente no campo dos fundamentos básicos que muitas vezes os negócios pecam.
Cuide das suas pessoas
Para abrirmos a nossa conversa sobre os pilares, escolhi falar sobre pessoas. Afinal, nada irá funcionar se você não tiver um time alinhado à cultura da sua empresa e um clima de trabalho favorável, capaz de gerar engajamento e senso de que há um propósito maior além da execução rotineira de tarefas. É muito importante que todos entendam quais são as consequências para os consumidores daquilo que fazem no dia a dia. Reúna a sua equipe e, juntos, pensem sobre os produtos que vendem e entendam como eles fazem parte da vida dos clientes.
Pergunte-se: “o que vai acontecer se descumprirmos o prazo?”, “por que as pessoas têm escolhido a nossa empresa e não a concorrente?”, “será que temos espaço para melhorar o nosso atendimento e aumentar a satisfação dos clientes?”. Cada questão é um convite para a reflexão do time sobre os impactos de seu trabalho nos clientes, parceiros e no negócio.
Do ponto de vista da gestão, é preciso investir nas pessoas. Estude o mercado de trabalho no qual você está inserido, entenda qual é a oferta que mais faz sentido para quem vai trabalhar com você. E lembre-se: nem tudo se resume ao salário. O pacote de benefícios, as perspectivas de carreira, o ambiente e o regime de trabalho são pontos essenciais e podem fazer com que os melhores talentos escolham a sua empresa, e não uma concorrente. Vivemos um momento em que o nosso setor está agitado, fazendo com que a disputa pelas melhores pessoas se torne acirrada. Por isso, reserve tempo para cuidar de quem já está em casa e atrair aquelas pessoas que vão fortalecer o time.
Desenhe um bom processo e trabalhe para executá-lo bem
Você conhece os processos essenciais para que seu negócio e sua operação rodem bem? Esses processos estão bem documentados e comunicados? As pessoas são treinadas nesses processos periodicamente? Os processos e manuais documentados são fáceis de ler e de serem acessados por quem precisar?
Na área de operação logística, precisamos ter uma forma sistematizada de trabalhar e um alto grau de disciplina nos processos. Quanto mais investirmos recursos na definição dos processos, treinamento das pessoas e documentação, mais eficiente será nossa operação.
Por isso, mergulhe profundamente no dia a dia da sua empresa e operação e defina bem seus processos. Em seguida, crie materiais que permitam repetir as atividades fundamentais para que tudo saia conforme o planejado. Precisamos criar um ambiente de previsibilidade, transparência e autonomia das pessoas, o que só é possível se os processos forem bem definidos.
Além disso, as respostas para as dúvidas do cotidiano não podem estar centralizadas. O conhecimento precisa estar disseminado, e isso acontece por meio da documentação e dos treinamentos. Crie listas, manuais, guias e trabalhe para que a comunicação da sua empresa seja capaz de circular as informações-chave sobre papeis individuais, responsabilidades e tarefas.
Uma vez que a base esteja pronta, ou seja, os processos estejam estabelecidos, o passo seguinte é a gestão de dia a dia desses processos, o que chamamos de gestão da rotina. Não podemos passar um dia sequer sem olharmos para os indicadores que norteiam as nossas decisões. Estabeleça uma agenda robusta de acompanhamento de indicadores e resultados. Tenha rotinas e pautas claras e bem definidas. Importante: crie espaço para que todas as pessoas sejam envolvidas nessas conversas. Ninguém melhor para discutir esses processos e resultados do que o time que está no dia a dia da operação, executando as tarefas.
Quando falamos de processos, um tema essencial é a tecnologia que irá suportá-los. Com a grande oferta de soluções que temos hoje, percebo gestores e empresas contratando ferramentas digitais com a expectativa de milagrosamente resolverem seus problemas operacionais. Mas, muitas vezes, esses softwares são implantados sem que os pilares básicos da operação estejam bem estabelecidos, o que acaba fazendo com que a ferramenta não cumpra seu papel. Além da frustração de o problema não ser resolvido, há o fato de recursos (tempo e dinheiro) terem sido desperdiçados em uma implantação má sucedida. Por isso, a discussão de tecnologia deve vir após uma boa definição de processos. Dessa forma, seremos muito mais assertivos na seleção de nossos softwares.
Algo importante em ter em mente é que não há bala de prata. Nenhuma ferramenta fará milagre. Softwares ajudam muito a executar processos já bem definidos. Tentar encaixar uma ferramenta em um processo mal definido, ou tentar usar uma aplicação que não seja adequada à sua realidade, é um caminho que geralmente não funciona bem.
Foco na execução
Quando falamos em tarefas, chegamos à necessidade de termos um foco intenso na execução. Em nosso dia a dia de operações, um erro simples pode se transformar em algo gigante rapidamente. Imagine as consequências de anunciar uma quantidade de estoque diferente da real durante a campanha de vendas mais importante do ano.
Cada etapa do trabalho deve ser feita com atenção máxima, seguindo o processo que já foi definido, discutido e comunicado. Aliás, se há a necessidade de fazer algo que não está mapeado, essa é uma ótima oportunidade para atualizar o pilar de processos. Aposte na revisão periódica, de forma que a definição e a documentação estejam sempre atualizadas.
Apesar de termos um cenário de competição brutal, o mercado acaba valorizando e reconhecendo as empresas que se comprometem a fazer o básico de maneira exemplar. No final do dia, o que importa é gerar satisfação total para os compradores. Agarre-se a isso nos momentos difíceis e lembre-se de que criar e manter uma rotina bem definida é o que vai abrir as portas para um futuro de êxitos.
O básico pode ser sinônimo de sucesso!
Provavelmente, muitos dos tópicos apresentados neste artigo já ocuparam o centro das atenções na sua empresa. Mas, ainda assim, sabemos que eles tratam de um conjunto de detalhes que pode ser facilmente deixado de lado se não estivermos comprometidos com a tríade pessoas, processos e execução. Um bom caminho é criar espaços recorrentes na sua agenda, de modo que possa investir tempo e atenção constantemente a cada um dos pilares essenciais para quem almeja se destacar no mercado de operação logística.