No dia a dia da gestão de um negócio, independentemente de ele ser físico, virtual ou ambos, saber como organizar estoque de maneira prática, fácil e, principalmente, assertiva é primordial para que os processos de vendas ocorram sem erros.
Caso você não mantenha a entrada e saída em constante análise por meio do controle de estoque, vendas de itens que já acabaram podem acontecer, assim como falta de insumos ou, no caso de empresas alimentícias, desperdícios de alimentos que passaram do prazo de validade.
Logo, podemos concluir que esse processo impacta diretamente nos resultados da loja virtual, de forma que, se feito de maneira indevida, também pode acarretar em prejuízos.
A dúvida é: como organizar um estoque da melhor maneira, deixando todos os produtos ordenados de um jeito prático e simples, a fim de que qualquer um consiga encontrá-lo conforme necessário? Para encontrar esta resposta, basta continuar a leitura!
1. Mapeie os produtos
O primeiro passo para que sua gestão de estoque seja assertiva é o mapeamento de produtos. Reúna todos os itens disponíveis para venda e certifique-se de não esquecer nenhum perdido, para que nada fique para trás.
Com os produtos mapeados e disponíveis no mesmo lugar, será mais simples seguir com todo o processo de organização.
É importante saber organizar o estoque
Lojistas que operam em espaço físico e em e-commerce devem garantir que nenhum produto ficou no estabelecimento, próximo ao caixa ou esquecido por algum vendedor.
Esse momento também é importante para avaliar se não é a hora de desenvolver um estoque virtual, exclusivo para vendas online. Assim, você garante que não haverá confusões entre os itens disponíveis.
2. Classifique cada item
Com todos os produtos reunidos, é o momento de realizar a classificação de cada item, o primeiro passo da organização do estoque. Alguns dados para usar como base são:
- Tamanho (P, M, G, GG etc.)
- Cores
- Gênero
- Tipo
- Linha do produto
- Nome do item
Outras informações também podem ser mapeadas, tendo em mente que a classificação dos produtos varia bastante de acordo com o segmento. O importante é reunir os itens e separá-los.
3. Faça o inventário
O inventário é uma das etapas mais importantes para manter o estoque organizado e funcionando da melhor maneira. Nela, você irá elencar qual a quantidade disponível de cada produto.
É importante que o inventário seja feito da forma mais detalhada possível, o que evita que produtos parecidos, porém não idênticos, sejam agrupados juntos. Por isso, é comum realizar, nesse momento, a descrição do produto, assim como inserir o código dele.
O contato do fornecedor é outro dado que pode ser levantado. Dessa maneira, quando o produto estiver próximo de esgotar, será mais fácil saber com quem adquiri-lo novamente.
Por fim, registrar o custo do item também é importante, para que o último valor pago por ele na última compra fique registrado e seja facilmente analisado. Assim, é possível fazer negociações com os fornecedores, caso o valor do produto aumente consideravelmente.
Uma maneira de estruturar seu inventário com menos erros e, automaticamente, com mais assertividade é utilizando, como banco de dados, uma planilha ou um sistema de gestão de estoque, que armazenam as informações online e garantem mais segurança em relação às informações inseridas.
O Google Sheets e o Excel Online são opções de sites para estruturar sua planilha. Outras opções são os softwares de gestão, disponíveis online e capazes de atender diferentes necessidades.
4. Conte os produtos um a um
É comum que tentemos otimizar a contagem e fazer pares entre os produtos ou até contar aqueles que vem em uma caixa como um único item. No entanto, o inventário precisa ser o mais detalhado possível.
Logo, conte item por item, verificando se kits estão compostos de forma correta e se produtos como calçados estão com os pares devidamente organizados.
Por mais que leve certo tempo, essa etapa é uma das mais importantes para que seu estoque fique organizado da melhor maneira.
5. Não movimente os produtos
Durante a contagem, os produtos devem ficar no estoque e evitar serem movimentados, para que nenhum item seja desconsiderado. Assim, você evita erros e não precisa refazer o processo.
6. Estabeleça um momento para a contagem
O ideal é definir um intervalo de tempo específico para estruturar seu inventário, garantindo que não haverá movimentações no estoque durante o processo.
Selecione um dia da semana ou até um sábado para que a contagem seja feita. Dessa maneira, você diminui mais ainda a margem de erros.
7. Defina responsáveis
Selecionar responsáveis na equipe pela contagem é primordial para que ela ocorra da melhor forma. O ideal é que pelo menos duas pessoas fiquem a cargo do processo, para que uma enumere os produtos e a outra confira.
8. Padronize o registro de produtos
Defina qual será o padrão para registro de produtos e compartilhe-o com toda a equipe. Às vezes, não faz sentido para o seu negócio listar todas as informações mencionadas acima – nome, tamanho, tipo, linha, descrição, contato do fornecedor e preço do item.
Logo, analise sua realidade e quais dados são fundamentais para que seu estoque fique organizado da maneira que sua loja precisa. Dessa forma, você evita processos complexos e desalinhados com seus objetivos.
9. Treine a equipe
É fundamental que o time responsável pela logística de produtos saiba como o estoque está organizado e como fazer a manutenção dessa ordenação, para que não seja necessário fazer um processo tão robusto quanto o inicial no futuro.
Por isso, separar um tempo para treinar a equipe e demonstrar como utilizar a planilha ou o sistema de gestão do estoque é importante. Dessa forma, você garante que todos tem conhecimento sobre a funcionalidade e zela pela organização constante do espaço.
10. Organize as estantes
Com o inventário pronto e a equipe ciente da forma como o estoque deve ser organizado, é o momento de ordenar as estantes para que os produtos sejam acessados facilmente.
O ideal é deixar itens semelhantes próximos uns aos outros e evitar que eles fiquem fora de seus lugares. Sempre que determinado produto chegar à loja, direcione-o à sua separação na estante para que eles não se percam e o estoque se desorganize.
Na hora de ordenar as estantes, crie regras que facilitem a localização dos produtos. Enumerá-las ou utilizar símbolos é uma maneira de identificação.
11. Acompanhe a entrada e a saída
Outros indicadores extremamente importantes para serem mapeados é a entrada e a saída, pois eles impactam diretamente na organização do estoque.
Nas planilhas, é possível criar regras para que, sempre que houver a venda de determinado item, ele seja removido do número total de produtos, auxiliando, assim, uma análise detalhada do que está disponível no estoque.
Da mesma forma, é possível fazer outra regra para que, quando houver entradas, o número de itens disponíveis aumente automaticamente. Dessa forma, você evita adições manuais, que podem não ser realizadas.
Já os softwares de gestão costumam fazer esse acompanhamento de maneira automática, o que facilita ainda mais o processo.
12. Defina valores mínimos e máximos
Essa é uma estratégia que permite que o estoque não fique com sobrecarga de produtos e zela para que não haja escassez de itens importantes e com alta saída, por exemplo.
Definindo os valores mínimos e máximos para cada produto do estoque, você garante que o estoque permanecerá abastecido, organizado e que vendas não serão evitadas pela falta de determinado item.
13. Automatize o estoque
Por mais que tenhamos citado as planilhas diversas vezes durante o artigo, a melhor forma de organizar o estoque de e-commerce é por meio de softwares de gestão, já que eles podem integrar diferentes canais de vendas no mesmo lugar, o que evita furos.
Soluções são indicadas para lojistas que vendem em loja virtual, física e em marketplaces, por atualizar o estoque automaticamente cada vez que uma venda é realizada.
Alguns programas permitem que regras sejam definidas, as quais podem direcionar determinada quantidade de produtos para os canais de vendas que você trabalha mais ativamente, deixando um número menor para aqueles não tão explorados.
A automação do controle de estoque também otimiza tempo e permite que os responsáveis foquem em atividades mais estratégicas, visto que ela demanda menos esforço para o controle de itens.
14. Faça recontagens periódicas
Refazer a contagem dos produtos no estoque periodicamente – há cada seis meses, por exemplo – é uma forma de garantir que os dados disponíveis no sistema estão atualizados e não se perderão por erros na gestão do negócio.
15. Fique atento a produtos sem saída
Produtos sem saída há bastante tempo precisam de uma atenção especial na hora de organizar seu estoque. Caso identifique algum item há bastante tempo parado, procure desenvolver ações que deem vazão a eles, como vendas casadas ou descontos.
Agora que você já sabe como organizar estoque de loja da melhor maneira, é o momento de olhar para seus produtos e organizá-los! Assim, seu processo de vendas será muito mais estruturado.
Ótimos negócios!