Nos próximos dois anos, faremos o ERP desaparecer completamente. Para quem não sabe, ERPs são aqueles softwares que automatizam os processos operacionais e gerenciais de uma empresa, como o controle de estoques, vendas, emissão de notas fiscais, etc. Fazer esse sistema sumir é uma visão que, mais cedo ou mais tarde, será seguida por todos os fornecedores da área — ao menos os que não estão parados no tempo.
Fazer o sistema ERP sumir é uma visão que, mais cedo ou mais tarde, será seguida por todos os fornecedores da área.
O lado bom de uma empresa adotar um ERP é ganhar maior visibilidade de todo o fluxo operacional e, no final, obter a segurança necessária para crescer cada vez mais. Na prática, toda empresa precisa da organização que se obtém com um sistema desses — ainda mais estando no Brasil, que é conhecidamente o país mais complexo da galáxia em termos legais e fiscais.
Por outro lado, muita gente detesta duas coisas no ERP: o custo para implantar e a trabalheira insana para mantê-lo atualizado. O custo para a implantação é principalmente percebido quando a empresa recorre a tecnologias ultrapassadas e difíceis de usar. Trata-se de um fato muito comum em fornecedores tradicionais e antiquados de ERP, que apenas são hospedados em servidores remotos na nuvem. Isso resulta em uma configuração de sistema que exige mão de obra complexa. Sem contar que arrasta a implantação por, no mínimo, seis meses até que se consiga perceber qualquer ganho positivo.
O ERP fora das vistas
Um sistema de ERP não precisa ser feio e complicado. A armadilha de custo e design já foi superada por uma nova geração de softwares de gestão, criados nativamente na nuvem. Eles democratizam o uso da tecnologia com um software acessível, simples e intuitivo — e que consegue transformar aqueles seis meses de implantação dolorosa em seis dias ou menos.
E depois da implementação? É aí que começa a verdadeira revolução: acabar com a sensação de que você trabalha para o sistema e não que o sistema trabalha para você. Ou seja, fazer o ERP desaparecer da sua vista e ainda assim expandir os benefícios dele. E como se faz isso? Seguindo esses quatro passos.
1 – Acabar com a configuração fiscal e com todo e qualquer input de dados
Estamos em um país que, na verdade, contém 27 países diferentes — se considerarmos as legislações e obrigações acessórias que não fazem o menor sentido. Somado a isso, temos as legislações municipais e sistemas locais para validação de notas fiscais (além dos diferentes tratamentos conforme o enquadramento fiscal da empresa). Temos também as digitações de compras e vendas, que geralmente acontecem em alto volume. E praticamente todos os sistemas ERP (até os mais novos) requerem a digitação de uma configuração fiscal completa para cada produto vendido.
Diante desse cenário, temos que nos aproximar cada vez mais do uso da inteligência artificial (IA) e tirar da frente tarefas manuais que podem tranquilamente ser substituídas pelo uso da tecnologia. Ter um sistema que conhece as milhões de regras tributárias do país e suas exceções, identifica o cenário fiscal de uma transação e aplica a regra correta já está virando realidade. Precisamos enxergar a tecnologia como sendo o contrapeso do famoso “peso Brasil”. E, finalmente, usá-la ao máximo para tornar o nosso ambiente de negócios mais simples.
Cadastros básicos de clientes e fornecedores também devem sumir. Nada mais chato do que cadastrar um cliente no sistema e se deparar com uma tela super complexa com 200 campos a serem preenchidos. Isso, inclusive, já pode ser feito de forma automatizada. Chamamos de Pesquisa Atômica (desculpe o nome, mas foi irresistível), Neste caso, você entra com uma parte do nome ou do CNPJ e o sistema faz tudo sozinho, consolidando diversas fontes de dados públicos.
Acabando com a configuração fiscal e com o input de lançamentos feito manualmente já somos capazes de fazer o ERP sumir da vista do usuário em torno de 60%. Ou seja, um avanço muito significativo para a redução de custos e aumento da confiabilidade — mas ainda falta muita coisa.
2 – Bancos, meios de pagamentos e softwares ERP devem se fundir numa plataforma única
O ERP será o novo ‘internet banking’, capaz de resolver todos os processos de gestão dos negócios num só lugar. Isso dará origem a um sistema que automaticamente captura todas as notas faturadas contra o CNPJ da empresa. Após isso as confere com os pedidos de compra pendentes, deixando o pagamento programado, caso esteja tudo certo. Nesse novo mundo, o fornecedor já está cadastrado e o pagamento pode ser executado sem ninguém fazer nada, faltando apenas um token de aprovação enviado para o celular do responsável. Sem sobe e desce de arquivos e, principalmente, acabando com o Alt+Tab.
3 – Usuário deve atuar na exceção e não na regra
Normalmente alguns dos seus clientes te pagam, outros não. Para saber, o usuário concilia os registros do banco do dia anterior, emite um relatório no ERP para listar quem não pagou e manda um e-mail ou uma mensagem de texto para cobrar. Uma rotina diária e repetitiva que também pode ser automatizada. Agora imagina isso multiplicado por todas as interações rotineiras entre usuário, sistema ERP, bancos, clientes e fornecedores? Sim, você terá uma ideia da quantidade de erros evitados e do trabalho desperdiçado com softwares ERP que não seguem esse conceito.
4 – Análises gerenciais devem evoluir com o uso do Big Data
Imagine um caso em que o usuário detecta a seguinte situação: “aqui na minha indústria, o custo de insumos é equivalente a 20% da receita líquida da empresa. E estamos 5% melhores agora do que no mesmo período do ano passado”. Isso é algo que pode ser extraído da maioria dos softwares de ERP e apresenta uma informação que pode até parecer positiva. Mas, usando recursos de big data, que cruzam uma montanha de dados de mercado, você descobre que em outras indústrias do mesmo segmento e porte, a média de custo de insumos não passa de 15% da receita líquida. A evolução de 5% segue sendo positiva, mas a sensação é de que ainda há espaço para melhorar.
Esses pontos traduzem bem o que penso quando olhamos o potencial que a tecnologia pode trazer. A computação em nuvem nesse caso é apenas o primeiro passo. O ERP não vai mais estar em lugar nenhum e, ao mesmo tempo, estará em todo o lugar, otimizando o ser-humano ao fazer o trabalho que antes era do usuário e apenas o alertando quando algo está fora dos parâmetros.