BackOffice e software ERP para lojas virtuais

Em continuidade a nossa série com o passo a passo para montar um e-commerce vamos falar dos bastidores da loja. Aquela parte que o cliente não vê, mas que é fundamental para o negócio. O assunto será BackOffice e ERP.

Para começar vamos definir cada um deles:

O que é BackOffice

Trata-se da parte da empresa que o cliente não vê, composto pela administração e os processos internos. É nessa parte da empresa que as coisas devem fluir para que tudo esteja propício para que o cliente realize a compra ou navegue pelo site. Um Backoffice pode englobar:

Setor de RH, caso seu ecommerce tenha colaboradores;
Financeiro;
Compras;
Gestão de Estoque e Logística;
Pesquisa de mercado.

E todos os outros departamentos que possam fazer parte de sua estratégia.

Em um BackOffice você emite relatórios de controle ou mesmo de planejamento para seu e-commerce.

O BackOffice sempre vai existir. Ou você vai fazer por conta própria ou vai contratar um prestador de serviços para realizar essa parte do trabalho para você. No início é muito provável que você mesmo realize todo o processo e realize orçamentos, compras, pagamentos e toda a parte administrativa.

Mesmo que você não soubesse o nome dessa “área”, você já estava fazendo serviços de BackOffice, mas com o crescimento de seu negócio vai chegar um momento em que não será possível manter isso sozinho e será necessário o suporte de uma equipe ou a contratação de um software que auxilie você.

O que é ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning (Planejamento dos recursos da empresa, em tradução livre), ou seja, é uma ferramenta que ajuda a lidar com os recursos da empresa e maneira com que esses recursos são usados.

Um ERP é composto por diferentes módulos. Cada um deles diz respeito a uma área da empresa. Por exemplo, existe um módulo para Financeiro, com Contas à Pagar; e outro para Gestão do RH. Juntos esses e outros módulos compõem um ERP.

Com o ERP é possível identificar tudo que se passa na empresa e inclusive realizar avaliações de desempenho.

A principal vantagem é não ter que manter um sistema diferente para cada setor da empresa , fazendo com que a tomada de decisão seja ainda melhor e mais ágil.

Podemos citar como vantagens na utilização de uma ferramenta ERP o fato que todos os processos internos de seu negócio serem padronizados, facilitando a troca com outras áreas.

Para a gestão, o ERP exerce papel importante, afinal é possível ter uma imagem analítica da empresa como um todo, sem precisar cobrar relatórios ou dados em convencionais planilhas de Excel.

Mas, em compensação, a utilização de ERP sem dúvida exigirá um investimento que pode não ser suportado por sua empresa agora.

Além do custo, quando sua empresa crescer, poderá sofrer por ter um software complexo que pode dificultar o trabalho de futuros colaboradores; ou atrasar as mudanças na operação da empresa. O tempo de implantação também pode ser um problema.

O ERP é, portanto, parte integrante e fundamental para uma operação ágil no seu BackOffice.

Como escolher uma plataforma de ERP e BackOffice

Terceirizando o BackOffice

Como já dissemos nesse artigo, o serviço de BackOffice já é feito pelo seu e-commerce, mesmo que você não tenha noção de que tinha esse nome. A questão aqui é quando você deve optar em terceirizar esses processos.

É preciso fazer uma análise de seu negócio e entender se existe a necessidade de se terceirizar, mas indicamos que você passe a pensar seriamente nisso quando suas vendas passarem de 10 pedidos por dia. E nesse momento que é importante possuir um sistema de BackOffice que otimize seus processoss.

Quando chegar esse momento, como escolher um serviço de BackOffice para seu e-commerce?

Listamos alguns pontos que precisam ser analisados durante a escolha de um BackOffice:

Verifique se o serviço de BackOffice se encaixa em seu negócio, ou seja, se as especificações dele correspondem aquilo que você precisa e as suas diretrizes.
É possível a integração com os sistemas dos Correios ou de transportadoras? Sim, veja se o serviço de BackOffice consegue realizar essa integração e como isso pode impactar sua rotina de trabalho.
É possível que o sistema antifraude seja integrado? Isso é importante pata otimizar o contato com o cliente caso seja necessário confirmar informações para liberar a venda.

Escolhendo o ERP

O ERP é complexo e deve ser pensado quando seu negócio estiver bem desenvolvido e com sistemas mais maduros. Com sua empresa nesse estado é preciso tomar alguns cuidados na escolha:

Qual o custo de customização do ERP para seu negócio?
Quais as configurações de um ERP para que funcione na sua plataforma de ecommerce?
É possível inclusão de novos módulos no futuro? E qual será o custo para essa ação?
A sua plataforma é integrável a esse software?
Qual o custo da manutenção do software e atualizações?
Também é importante realizar uma pesquisa de mercado para identificar quais empresas já utilizam esse ERP. Tente captar informações a respeito de seu uso com atuais clientes.
O que sua empresa espera de um ERP? Todas as áreas da empresas e gestores precisam estar envolvidas para que a ferramenta atenda suas demandas, eles precisam expor suas opiniões para ajudar a encontrar o ERP ideal para sua loja.

Apontamos dicas de como escolher prestadores de serviço em ERP e BackOffice, mas ressaltamos que você deve sempre levar em conta as prioridades e necessidades do seu negócio.

Um BackOffice terceirizado é uma opção, principalmente por você não ter que lidar com a manutenção de uma equipe própria, mas isso pode tirar o controle que você tem da sua operação.

No caso do ERP, mesmo com custos que podem ser alto, a visão de negócio será mais ampla e consequentemente você pode tomar ações mais precisas em prol do e-commerce.

Já que estamos falando de estrutura e bastidores de seu e-commerce, no próximo artigo iremos falar de logística e frete, aprendendo como fazer para que o cliente receba o produto.

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