A automatização da rotina fiscal desempenha um papel vital no mundo dos negócios modernos, oferecendo uma série de benefícios significativos para as empresas. A agilidade, a eficiência e a precisão são aspectos essenciais para garantir o sucesso e a conformidade no ambiente empresarial.
Essa rotina envolve uma infinidade de tarefas complexas, como a emissão e o recebimento de documentos fiscais, o armazenamento seguro dessas informações, o controle de prazos e obrigações tributárias, a análise de dados fiscais e a geração de relatórios.
Realizando uma automatização adequada desses processos, as empresas podem economizar tempo e recursos valiosos, além de reduzir significativamente o risco de erros e inconsistências. Confira neste artigo os principais benefícios de automatizar processos fiscais e quais são os desafios do novo Fisco!
O passado e o presente do Fisco
Antes da popularização dos documentos eletrônicos – caso da NFSe e do XML – como formato padrão de dados, as empresas enfrentavam grandes desafios ao lidar com documentos fiscais em papel.
O processo manual de recebimento, conferência e lançamento de notas era moroso, propenso a erros e dificultava a análise e o controle das informações fiscais. Além disso, o armazenamento físico desses documentos gerava a necessidade de espaços dedicados para arquivos e o risco de perda ou deterioração dos papéis.
Com a adoção da NFSe e a consequente entrada dos documentos fiscais em formato eletrônico, a rotina fiscal passou por uma revolução positiva. O XML, que contém todas as informações da nota fiscal eletrônica, pode ser extraído diretamente do Portal da Secretaria da Fazenda ou recebido por meio de integração com fornecedores e clientes.
Ao utilizar ferramentas específicas, como uma plataforma ideal para automação e gerenciamento de notas fiscais, é possível realizar cruzamentos de dados, identificar inconsistências, gerar relatórios precisos e ter uma visão ampla e detalhada da situação fiscal da empresa. Isso possibilita uma gestão mais estratégica, a identificação de oportunidades de otimização tributária e a tomada de decisões embasadas em informações confiáveis.
Muito além de documentos, dados estratégicos
Com a disponibilidade desses dados em formato digital, surgem diversas possibilidades para extrair insights valiosos e impulsionar a tomada de decisões assertivas. A seguir, elenco algumas das principais formas de aproveitar essas informações para benefício das organizações:
1. Análise de vendas e faturamento: a NFSe e o XML, por exemplo, contêm informações detalhadas sobre as transações comerciais realizadas pela empresa, como produtos vendidos, quantidades, preços, impostos e dados do cliente. Esses dados podem ser explorados para identificar padrões de consumo, segmentar clientes, analisar a rentabilidade de diferentes produtos ou categorias, identificar sazonalidades e tendências, bem como realizar projeções de vendas.
2. Gestão de estoque: os dados podem ser utilizados para monitorar e otimizar o estoque da empresa. Ao analisar as informações sobre as compras e vendas de produtos, é possível identificar os itens mais vendidos, controlar a quantidade em estoque, prever necessidades de reposição, evitar desperdícios e gerenciar melhor o fluxo de mercadorias.
3. Gestão tributária e fiscal: a NFSe contém informações fiscais relevantes, como os impostos incidentes sobre a transação. Ao consolidar e analisar esses dados, as empresas podem identificar oportunidades de economia tributária, mitigar riscos de não conformidade, otimizar processos de apuração e recolhimento de impostos, além de evitar penalidades fiscais.
4. Análise de fornecedores: o XML da NFSe pode ser utilizado para analisar o desempenho dos fornecedores. É possível avaliar a qualidade dos produtos e serviços entregues, identificar fornecedores mais eficientes, comparar preços e condições comerciais, além de negociar contratos mais vantajosos com base em dados concretos.
5. Monitoramento do desempenho financeiro: com informações oriundas desses documentos eletrônicos, é possível analisar o faturamento, controlar custos e despesas, acompanhar a lucratividade, identificar inadimplências, elaborar projeções financeiras e tomar medidas para melhorar a saúde financeira do negócio.
6. Integração com sistemas de gestão: a NFSe e o XML podem ser integrados aos sistemas de gestão empresarial (ERP), facilitando a automação de processos, reduzindo erros manuais, agilizando a entrada de dados e permitindo uma visão unificada das operações. Essa integração proporciona maior eficiência e precisão na gestão de informações estratégicas.
Essas são apenas algumas das possibilidades de transformação dos dados da NFSe e do XML em informações estratégicas para as empresas. Ao implementar ferramentas de análise de dados, as organizações podem potencializar suas operações, identificar oportunidades de crescimento, melhorar a eficiência operacional e se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.